PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN KEARSIPAN PADA BAGIAN KESEKRETARIATAN DI PT PLN (PERSERO) UIWS2JB

Abstract

Prosedur sistem penyimpanan dan pemeliharaan kearsipan pada bagian kesekretariatan di PT PLN (Persero) UIWS2JB. Adapun tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana prosedur penyimpanan dan pemeliharaan kearsipan setelah menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada PT PLN (Persero) UIWS2JB dan untuk mengetahui apakah dengan adanya AMS ini mampu meningkatkan kinerja karyawan yang lebih cepat dan lebih praktis. Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Dilihat dari prosedur penyimpanan surat meliputi : pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan. Tetapi pada PT PLN (Persero) UIWS2JB dalam pengelolaan surat sudah menggunakan aplikasi AMS. Aplikasi Manajemen Surat (AMS) merupakan salah satu aplikasi komputer yang berfungsi sebagai sarana untuk pengelolaan administrasi kesekretariatan yang bukan bersifat rahasia, kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat masuk maupun surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas. Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data surat menyurat dalam bentuk softcopy sekaligus dalam bentuk sarana bantu untuk menunjukkan lokasi / tempat hardcopy dan memberi kemudahan bagi user dalam melakukan pengarsipan maupun pencarian dokumen.